I. Kỹ năng phân tích công việc là gì? Mục đích chính của quá trình phân tích công việc

Job analytical - Phân tích công việc - là việc thu thập dữ liệu và thông tin quan trọng một cách có hệ thống về các công việc của phòng ban, tổ chức để hiểu sâu, hiểu rõ những nhiệm vụ được đặt ra.Quá trình phân tích công việc còn được hiểu đơn giản hơn là quá trình tìm hiểu và nghiên cứu về nội dung công việc, từ đó xác định rõ nhiệm vụ, mục tiêu, quyền hạn và trách nhiệm của bản thân cũng như những nhân viên khác.Khi tiến hành phân tích công việc trong quản trị nhân lực, nhà quản trị sẽ trả lời được những câu hỏi quan trọng về nhiệm vụ cần làm và cách phân bổ nhân viên hợp lý.Cụ thể:Chung quy lại, mục đích chính của hoạt động phân tích công việc là:

II. Vai trò của kỹ năng phân tích công việc trong quản trị nguồn nhân lực

Quản trị nguồn nhân lực sao cho hợp lý và mang lại hiệu quả cao chính là bài toán mà mỗi nhà quản trị đều đang tìm cách giải quyết. Kỹ năng phân tích công việc trong quản trị nhân lực vừa hay lại chính là chìa khóa để quản lý có thể tối ưu công tác quản trị nhân sự của mình. Vai trò của kỹ năng phân tích công việc trong quản trị nguồn nhân lực đối với mỗi phòng ban, tổ chức cụ thể là:

III. Quy trình 5 bước phân tích công việc trong quản trị nguồn nhân lực hiệu quả nhất

Không phải bất cứ nhà quản trị nào cũng nắm được kỹ năng phân tích công việc trong quản trị nhân lực một cách thấu đáo và hiệu quả. 6 bước phân tích được giới thiệu dưới đây chính là các bước tiêu chuẩn bạn có thể dựa vào để nâng cao hiệu quả quản trị.

1. Xác định mục đích thu thập thông tin dữ liệu

Bạn được giao một công việc và cần phân chia cho các thành viên trong phòng ban để cùng hoàn thành, khi đó với tư cách là nhà quản trị, bạn sẽ làm gì đầu tiên?Câu trả lời chính là xác định mục đích để thu thập dữ liệu công việc một cách chọn lọc nhất. Công việc này cần làm gì? Mục đích của từng nhiệm vụ là gì? Những chiến dịch trước đã từng làm như thế nào?… Việc trả lời những câu hỏi như thế sẽ giúp bạn xác định chính xác mục đích công việc để tìm phương pháp thu thập thông tin phù hợp.

2. Tiến hành thu thập dữ liệu cơ bản

Sau khi xác định mục đích chính xác, nhà quản trị sẽ bắt đầu thu thập dữ liệu cơ bản về công việc phòng ban/ tổ chức của mình được giao. Dựa vào mô hình tổ chức, yêu cầu công việc, chức năng cũng như quyền hạn của công ty và các phòng ban, nhà quản trị sẽ lập được bản mô tả công việc trong quản trị nhân lực dành cho các vị trí quan trọng cần có khi thực hiện công việc.

3. Chọn lọc các vị trí then chốt và phân bổ nhân sự phù hợp

Đây là bước có vai trò quan trọng nhất khi thực hiện quy trình phân tích công việc trong quản trị nguồn nhân lực. Bởi khi cần chọn lọc vị trí then chốt để làm việc, nhà quản trị cần làm việc với nhân viên, đánh giá năng lực của họ và đưa ra lựa chọn phù hợp.Phân bổ nhân sự đúng việc đúng năng lực sẽ giúp quá trình làm việc trở nên dễ dàng hơn, tiết kiệm thời gian và mang lại hiệu quả cao.

4. Ứng dụng các phương pháp thu thập thông tin công việc

Tùy theo đặc trưng về điều kiện doanh nghiệp, tính chất công việc được giao cũng như quy mô nhân viên mà nhà quản trị sẽ áp dụng những cách thu thập thông tin khác nhau.Các phương pháp thu thập thông tin phân tích công việc thường được sử dụng nhất là quan sát trực tiếp, phỏng vấn, form câu hỏi hoặc nhật ký làm việc.

5. Kiểm tra thông tin đã thu thập

Sau khi đã có những thông tin sơ bộ, nhà quản trị cần tiến hành kiểm tra và xác minh với những nhân sự đảm nhận nhiệm vụ hoặc ban lãnh đạo. Mục đích của bước kiểm tra này là để thống nhất ý kiến giữa các thành viên cùng thực hiện, từ đó tìm ra hướng triển khai công việc tốt nhất.Trên đây chính là quy trình 5 bước cần thực hiện để phân tích công việc trong quản trị nguồn nhân lực một cách hiệu quả. Tuy nhiên để thu thập thông tin phân tích công việc một cách hiệu quả, nhà quản trị cần có những phương pháp thu thập thông tin chất lượng. Cùng tham khảo những phương pháp đó trong phần tiếp theo.

IV. 3 phương pháp thu thập thông tin phân tích công việc trong quản trị nguồn nhân lực

Bí quyết thu thập thông tin để tiến hành phân tích công việc hiệu quả chính là sử dụng các hình thức hỏi bảng, form khảo sát hoặc phỏng vấn trực tiếp để quan sát và đánh giá chính xác nhất.

1. Phương pháp quan sát trực tiếp

Phương pháp này tuy không mất thời gian chuẩn bị công cụ nhưng lại đòi hỏi nhà quản trị có sự quan sát tinh tế và khả năng đánh giá minh bạch, chính xác.Cụ thể, nhà quản trị sẽ tiến hành quan sát quá trình làm việc của nhân viên các phòng ban một cách tinh tế và tích cực trên tất cả các nền tảng và hoạt động của công ty. Từ đó phần nào thấy được khả năng, kỹ năng của nhân viên để phân bổ công việc phù hợp.

2. Phương pháp bảng câu hỏi mở

Với phương pháp này, nhà quản trị sẽ gửi đến nhân sự các phòng ban những bảng câu hỏi được chuẩn bị trước với mục đích khai thác thông tin phục vụ cho phân tích công việc.Các câu hỏi trong bảng thường sẽ hỏi về thông tin liên quan đến nhân viên, kỹ năng, mong muốn, câu hỏi tình huống gần gũi với công việc. Từ việc thu thập câu trả lời, nhà quản trị sẽ biết được đâu là nhân sự phù hợp cho nhiệm vụ.

3. Phương pháp phỏng vấn hành vi

Phỏng vấn trực tiếp với những câu hỏi thẳng thắn, khéo léo để nhân sự bộc lộ tính cách, khả năng làm việc của mình là phương pháp được nhiều nhà quản trị lựa chọn.Dựa trên phản ứng của nhân viên, nhà quản trị có thể biết được đâu là vị trí phù hợp dành cho nhân viên đó, đảm bảo quy trình làm việc diễn ra hiệu quả nhất.

V. Sự khác nhau giữa phân tích công việc và mô tả công việc

Phân tích công việc trong quản trị nguồn nhân lực và lập bản mô tả công việc trong quản trị nhân lực đều là 2 hoạt động quan trọng trong việc thực hiện nhiệm vụ được giao. Để phân biệt 2 hoạt động này, nhà quản trị cần dựa vào mục đích thực hiện.Những thông tin...