Cấu trúc email mời họp bằng tiếng Anh

Dưới đây là cấu trúc của một email cơ bản, gồm các thành phần quan trọng, không thể thiếu tạo nên một email hoàn chỉnh. Người học nên chú ý các thành phần sau để viết được một email tiếng Anh chuyên nghiệp trong tình huống mời mọi người tham dự buổi họp.

Tiêu đề

Tiêu đề là phần mà một số người thường bỏ qua khi soạn email. Tuy nhiên, việc thiếu đi tiêu đề khiến cho email trở nên thiếu tính chuyên nghiệp. Vì vậy, tiêu đề là thành phần không thể thiếu.Tiêu đề của một email công việc chuyên nghiệp cần phải gắn gọn, súc tích, bao quát được nội dung chính đề cập trong email.Trong email mời tham gia cuộc họp bằng tiếng Anh, có thể sử dụng cấu trúc chung như sau cho phần tiêu đề:Invitation to + … [tên cuộc họp] Meetinghoặc:Invitation: … [tên cuộc họp] Meeting(Thư mời đến cuộc họp …)Ví dụ:

Lời chào + Introduction

Trong phần này, các thông tin cần được đề cập bao gồm: Lời chào đến người nhận, lời hỏi thăm sức khỏe và tình hình hiện tại của người nhận.

Nội dung chính

Trong nội dung chính của email mời họp, người viết cần trình bày lý do viết email (mời tham dự cuộc họp), nêu rõ thời gian, địa điểm, nội dung cuộc họp.Các nội dung này cần trình bày thành các đoạn, ngắn gọn, sử dụng ngôn ngữ trang trọng nhưng dễ hiểu. ...

Lời kết

Trong lời kết, người viết cần bày tỏ mong muốn, thông điệp của email, đồng thời gửi lời cảm ơn đến người nhận. Các cấu trúc câu sử dụng trong phần này như sau:Your participation is important to us as … (Sự tham dự của bạn là quan trọng đối với chúng tôi vì …) // We look forward to your attendance/participation. (Chúng tôi mong chờ được gặp bạn)Thank you for your time. (Cảm ơn vì đã dành thời gian). Please confirm your attendance by + [ngày]. (Xin vui lòng xác nhận tham gia trước ngày …)

Ký tên

Phần cuối của email cần có lời chào, tên, chức vụ và tên công ty của người gửi email:Best regards / Warm regards / Yours sincerely / Sincerely / Yours faithfully, (Trân trọng)TênChức vụTên công ty.Lưu ý: Các thành phần nêu trên là không thể thiếu trong một email trang trọng, thể hiện sự chuyên nghiệp, đặc biệt là khi được gửi đến cấp trên hay đối tác. Tuy nhiên, đối với đối tượng người nhận là cấp dưới hay nhân viên nội bộ trong bộ phận, email có thể ít trang trọng hơn, một số thành phần có thể được bỏ qua như: nội dung chi tiết cuộc họp, chức vụ, tên công ty ở phần ký tên…Đọc thêm: Cách kết thúc Email bằng tiếng Anh chuyên nghiệp.

Mẫu câu trong thư mời họp bằng tiếng Anh

I would like to invite you to … / I would like to request a meeting with … / I am writing to invite you to …I am contacting you on behalf of … / I am writing to you on behalf of …The meeting will be held on … at …Your participation is important to us.Your presence and input/contributions would be greatly valued.Please confirm your attendance by …We look forward to your valuable participation / a productive session together / …

Mẫu email mời họp bằng tiếng Anh tham khảo

Mẫu 1: Dành cho cuộc họp nội bộ

Subject: Invitation to Internal MeetingDear Team,I hope you are doing well.I would like to invite you to our upcoming internal team meeting, scheduled to take place on August 3rd at 3 P.M. The meeting will be held virtually on Zoom Video Conference.Y...

Mẫu 2: Dành cho cuộc họp với đối tác

Subject: Invitation: Harris Co. Ltd Strategy MeetingDear Mr. Juan,I hope this message finds you well. I am writing on behalf of Mrs Loren to invite you to attend an important strategy meeting hosted by Harris Co. Ltd. Your presence and input would be ...

Lưu ý chung

Email mời họp mang tính chất trang trọng, đặc biệt là khi email được gửi cho đối tác của công ty. Vì vậy, khi viết email mời họp bằng tiếng Anh, người học cần lưu ý các vấn đề sau:Đọc thêm: Những lỗi thường gặp khi viết email bằng tiếng Anh trong công việc.

Tổng kết

Bài viết này đã hướng dẫn cách viết email mời họp bằng tiếng Anh, cấu trúc email và cung cấp các mẫu email tham khảo chuyên nghiệp. Mong rằng bài viết đã giúp người học tiếng Anh có thể ứng dụng kiến thức hiệu quả trong công việc của bản thân. Trong quá trình học tập, người học có thể tham khảo khóa học tiếng Anh giao tiếp cho người đi làm, được giảng dạy bởi các giảng viên có chuyên môn cao tại ZIM.